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안녕하세요. 스마트워크 사업을 추진하고 있는 서울시립남부장애인종합복지관 기획정책연구팀 김용민입니다.

최근 혜원장애인종합복지관에서 스마트워크 관련하여 저희 기관을 방문해 주셨습니다.

서울시립남부장애인종합복지관은 스마트워크 조직 구축에 지대한 관심을 가지고 스마트워크 조직 구축 사업을 진행하고 있습니다.

전자결재 시스템(2017~현재)

마이크로소프트 팀즈 메신저(2020~현재)

구글 워크스페이스(2024~현재)

구글 워크스페이스를 적극 도입하여, 구글 드라이브, 캘린더를 포함하여 스프레드시트, 앱시트, 루커 스튜디오 등을 활용하여 전산화·업무 효율화·데이터 기반 의사결정 등을 하고 있습니다.

예를 들어,

상담일지 양식 전산화: 스프레드시트 XLOOKUP, FILTER 함수 사용 등을 통하여 참여자·상담 데이터를 양식에서 자동으로 불러오기,

배차 신청 시스템: 앱시트 사용하여 Gmail 및 앱에 자동으로 결재 알림 및 차량 캘린더에 일정 자동 등록 구현,

공동모금회 사업 데이터 전산화: 참여자 데이터 및 모니터링 일지 전산화, 축적된 데이터를 기반으로 루커 스튜디오를 활용한 시각화(대시보드 제작),

실적 관리 시스템: 데이터 기반 관리·분석 체계 마련

등을 구축·제작하고 사용하고 있습니다.

또한, 각 팀에서도 스프레드시트, 앱시트 등을 활용하여 프로그램 일지, 개별파일 작성, 참여자 서명 등 다방면에서 스마트워크를 하고 계속해서 시도해 나가고 있습니다.

스마트워크 조직 구축을 하면 행정 업무 시간 감소, 이중화된 업무 최소화, 자료·정보 공유 효율화, 데이터 기반 업무 등 장점이 많습니다.

하지만 초기에 도입하는 데에 시간과 에너지가 많이 소요되며 교육 등 여러 난관이 있어 많은 기관에서 도입을 어려워하시는 것 같습니다. 이와 관련하여 혜원장애인종합복지관에서 저희 복지관을 방문해 주셨으며, 스마트워크 도입 배경 및 전반적인 운영 방향, 도입 과정에서의 어려움 및 극복 전략, 도입 이후 효과적인 도구 및 시스템, 스마트워크가 가져온 업무 효율성 변화 등에 대하여 가감 없이 이야기하고 논의하는 시간을 가졌습니다.

제가 스마트워크 담당자로서 여러 유관기관 실무자들과 스마트워크 조직 구축에 관하여 논의해 본 결과, 스마트워크 조직 구축을 위해서는 기관장님의 의지가 중요하며, 스마트워크를 할 수 있도록 스마트워크 담당자에게 적절한 직무 시간을 제공하는 것도 중요합니다. 관심과 노력으로 개인 단위에서 팀 단위로, 팀 단위에서 조직 단위로 스마트워크가 뻗어나갈 수 있습니다.

앞으로도 서울시립남부장애인종합복지관은 스마트워크 선도기관으로서 꾸준히 스마트워크 도구 및 양식 제작을 하며 발전해 나갈 계획입니다. 여타 사회복지시설의 스마트워크 확산에도 기여하겠습니다.

감사합니다.