자료실사진

안녕하세요. 서울시립남부장애인종합복지관에서 스마트워크 업무환경 구축 사업을 하고 있는 기획정책연구팀 김용민 사회복지사입니다.

우리 복지관은 ‘스마트워크(Smart Work)’를 하는 복지관입니다.

‘구글 워크스페이스’, ‘MS Teams’, 바이브 코딩(Vibe Coding) 등을 활용하여 스마트워크를 하고 있습니다.

우리 복지관이 어떤 방식으로 ‘스마트워크’를 하고 있는지 지금 바로 살펴보시죠!

---

스마트워크란 무엇일까요?

스마트워크란 ‘시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 체제’를 뜻하는데요. 최근에는 그 의미가 확장되어, 물리적 유연성을 넘어 ‘업무 프로세스의 효율화’와 ‘데이터 기반의 의사결정’까지 포함하는 개념으로 진화했습니다. 즉, 스마트워크라는 단어 본연의 의미 그대로 ‘똑똑하게 일하자’라고 이해하셔도 좋을 것 같습니다.

스마트워크를 하는 이유는 무엇인가요?

기존부터 전자 결재 시스템 도입, 사내 메신저 도입 등 스마트워크를 해왔지만, 아직까지 종이로 출력해서 일하고, 이중적으로 행정 업무하는 부분이 남아있었습니다. 그래서 스마트워크를 통해서 ‘행정 업무를 절감하고, 참여자분들을 만나는 시간을 늘리자! 그리고 데이터에 기반한 의사결정을 통하여 맞춤형 지원을 하자!’라는 방향성을 가지고 스마트워크를 하고 있습니다.

1. 흩어진 정보를 한 곳에, 복지관 인트라넷 구축

우리 복지관에서 사용하는 시스템, 자주 들어가는 외부 사이트, 전산 관련 자료, 공지 자료, 직원들이 자주 묻는 질문들까지 많은 자료가 있는데요. 이를 구글 사이트를 활용하여 한 곳에 모아 직원들이 편리하게 업무를 할 수 있도록 인트라넷을 제작하였습니다.

이를 통하여 신입직원이 입사해도 이 인트라넷만 살펴보면 전반적인 복지관 업무 시스템을 파악할 수 있어 금방 적응하고, 인수인계에 소요되는 시간도 절감할 수 있었습니다.

2. 실적 데이터를 한 곳에, 실적 관리 시스템 구축

복지관에서는 좋은 프로그램을 진행하는 것도 중요하지만, 양적인 실적 데이터를 관리하는 것도 중요합니다. 보조금을 지원받아 운영되는 기관인 만큼 투명성과 신뢰성이 중요한데요.

실적 데이터를 관리하는 시스템을 구글 스프레드시트로 제작하여 체계적으로 관리하는 시스템을 구축하였습니다. 이를 통해 행정 업무를 감소하고, 데이터 기반으로 기관 운영 의사결정을 할 수 있게 되었습니다.

3. 종이 결재는 안녕, 배차 신청 · 차량 운행 일지 시스템 구축

기존에는 배차 신청은 종이로, 차량 운행 후 일지 작성은 전자 결재 시스템으로 진행하였으나, 바이브 코딩(Vibe Coding)을 활용하여 구글 앱스 스크립트(Google Apps Script, GAS)로 ‘배차 신청(결재 기능 포함)’부터 ‘차량 운행 일지’ 작성까지 통합 구현을 완료하였습니다. (기존 구글 앱시트로 제작하였으나, 바이브 코딩으로 새로 제작함)

이를 통해 종이로 출력해서 결재받는 과정을 전산화하여 환경을 보호하고 실무자들의 업무 시간을 감소시킬 수 있었습니다.

4. 데이터 기반 사회복지 실천

우리의 도전은 멈추지 않습니다. 행정 업무 효율화를 넘어, 축적된 데이터를 분석하여 데이터 기반 과학적 사회복지 실천을 해나가고 있습니다. 참여자 데이터, 실적 데이터, 주기적으로 작성하는 일지, 차량 데이터 등 다양하게 모이는 데이터를 가공하여 기관 운영 의사결정에 활용하고자 합니다.

직원들의 태도 변화

‘스마트워크’를 기관 차원에서 추진하면서 인상 깊었던 점은, 직원들의 태도가 적극적이고 능동적으로 변화하였다는 점입니다. 전에는 불편해도 ‘원래 그런 거니까’하고 넘겼지만, 이제는 ‘이거 스마트워크로 해결할 수 없을까’하고 고민합니다. 각 팀에서 직원들이 스마트워크를 공부해서 주도적으로 다양한 양식을 만들고, 서로의 노하우를 공유하며 수평적으로 소통하는 문화가 정착되었습니다.

---

요약

• 1. 스마트워크로 행정 업무를 효율화하고, 업무 시간을 단축하였다.
• 2. 데이터를 기반으로 기관 운영 의사결정을 한다.
• 3. 창의적이고 수평적인 조직 문화가 정착하였다.

향후 방향성

앞으로도 고도화된 AI 기술과 스마트워크 툴을 접목하여 지속적으로 '과학적 사회복지·기술 복지 실천'을 하고자 합니다. 이를 통해 참여자 한 분 한 분에게 꼭 맞는 맞춤형 서비스를 제공하고자 합니다.

더 나아가, 우리 기관이 겪은 시행착오와 성공의 노하우를 다른 기관들과 아낌없이 나누며, 대한민국 사회복지 현장 전체가 함께 스마트하게 성장할 수 있도록 돕는 '스마트워크 선도 기관'이 되겠습니다.

감사합니다.